TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart}, diagram, dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan (data entry), diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistemnya.

Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah diagram, bagan alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat tersebut kemudian dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan per tahap mengenai komponen dan interaksi sistem.

·         Pengertian dan Pengguna Teknik Sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan

Teknik-teknik sistem adalah : alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan.

·         Teknik Dokumentasi Sistem 

Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.

1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah

a.         analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan), dan

b.         auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal).

Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).

3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

Yang paling banyak ragamnya adalah teknik untuk mendokumentasikan proses. Berikut adalah sebagian dari teknik untuk dokumentasi proses.

1. Flowcahart program. Flowchart program biasa dibuat oleh programer untuk menggambarkan alur kode program.
2. Flowchart sistem. Flowchart sistem biasa dibuat oleh orang akuntansi untuk menggambarkan sistem operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan. Dalam flowchart ssitem akan terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen dalam perusahaan. Flowchart sistem ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian internal dalam sebuah perusahaan.
3. Data Flow Diagram. Data flow diagram dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah organisasi. Data Flow Diagram berguna untuk menggambarkan proses tidak perduli apakah proses tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan komputer.  
4. Use Case. 

Ø  PENGGUNAAN TEKNIK-TEKNIK SISTEM DALAM AUDITING :

·           Evaluasi Struktur Pengendalian Intern

Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :

a.       Pengawasan Lingkungan

b.      Sistem Akuntansi

c.       Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

·           Pengujian Ketaatan

Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

·           Kertas Kerja

Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.

Ø  PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM DALAM PENGEMBANGAN SISTEM :

·         Analisis Sistem

Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian   fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

• Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

• Implementasi Sistem

Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

CONTOH APLIKASI SISTEM DOKUMENTASI : klik link ini

The Conversion Cycle

KHIKMATUL KHASANAH
C1C012056
AKUNTANSI A 2012

RESUME:
ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS, JAMES HALL.
SEVENTH EDITION, CHAPTER 7

THE CONVERSION CYCLE (SIKLUS KONVERSI)

A.    PENGERTIAN SIKLUS KONVERSI

Siklus Konversi adalah sekelompok kegiatan berulang pada aktivitas bisnisdan operasi pemrosesan data yang berhubungan dengan pengkonversiansumber daya input, seperti bahan baku, tenaga kerja, dan overhead menjadibarang jadi atau jasa untuk dijual.

Siklus konversi berisi transaksi yang benar-benar ada ketika input diubah menjadi barang atau pelayanan dapat dijual. Proses yang digunakan dalam siklus konversi adalah bahan, tenaga kerja, dan ongkos eksploitasi.

B.     JENIS-JENIS SIKLUS KONVERSI

1.      Sistem Produksi

Melibatkan perencanaan,penjadwalan,dan kontrolproduk fisik melalui proses manufaktur. Dalam hal ini termasuk  juga menentukan kebutuhan bahan baku,otorisasi pelepasan bahan baku ke produksi dan pekerjaan yang harus dilakukan,serta mengarahkan pergerakan WIP ke berbagai tahap proses manufaktur.

Bergantung pada produk yang sedang di manufaktur,suatu perusahaanakan menerapkan satu dari metode produksi berikut  ini:

a.      Proses berkelanjutanmenciptakan produk yang homogeny melalui serangkaian prosedur standar yang berkelanjutan.semen dan petrokimia di produksi dengan metode manufaktur ini.biasanya menurut pendekatan ini perusahaan berusaha untuk memelihara persediaan barang jadi pada tingkat yang di butuhkan untuk memenuhi harapan penjualan yang di tetapkan.taksiran penjualan yang berkaitan dengan informasi tingkat persediaan saat ini memicu proses ini.

b.      Pemrosesan batchmenghasilkan kelompok-kelompok (batch)produk terpisah.setiap item dalam batch adalah sama,membutuhkan bahan baku dan operasi yang sama.untuk menjustifikasi biaya perencanaan dan menyusun kembali peralatan untuk menjalankan setiap batch,jumlah item dalam batch biasanya besar. Hal ini merupakan metode paling umum dari produksi. Metode ini di gunakan untuk memanufaktur produk seperti;mobil,peralatan rumah tangga,dan computer. Penggerak mekanisme proses ini adalah kebutuhan untuk mempertahankan tingkat persediaan barang sesuai dengan kebutuhan penjualan yang di proyeksikan.

Dokumen dalam system pemrosesan batch

Dokumen-dokumen yang menggerakkan dan mendukung kegiatan pemrosesan batch yaitu:

o  Taksiran penjualan menunjukkan permintaan yang diharapkan untuk barang jadi perusahaan atau untuk perioe tertentu.

o  Jadwal produksi perencanaan formal dan otorisasi untuk memulai produksi.

o  Tagihan bahan baku menspesifikasi jenis dan kuantitas bahan baku dan bahan perakitan yang digunakan dalam memproduksi satu unit barang jadi.

o  Kertas rute menunjukkan jalan produksi untuk sekelompok produk tertentu selama proses manufaktur.

o  Pesanan pekerjaan dari BOM (bill of material) dan kertas rute untuk menspesifikasi bahan baku dan produksi untuk setiap batch.

o  Tiket untuk bergerak mencatat pekerjaan yang dilakukan untuk setiap pusat pekerjaan dan mengotorisasi pergerakan pekerjaan atau batch dari satu pusat kerja ke pusat kerja lainnya.

o  Permintaan bahan baku mengotorisasi penjaga ruang penyimpanan untuk melepaskan bahan baku kepada individu atau pusat kerja dalam proses produksi.

c.       Proses produksi batch  melibatkan pabrikasi produk-produk terpisah sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Proses ini di mulai oleh pesanan penjualan dan bukannnya oleh tingkat persdiaan menipis.

2.      Sistem Akuntansi Biaya

Mengawasi arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi. Informasi yang dihasilkan oleh system ini digunakan untuk penilaian persediaan,penganggaran,control biaya,pelaporan kinerja,dan keputusan-keputusan manajemen seperti keputusan “membuat atau membeli”.

C.    PENGENDALIAN SISTEM PRODUKSI

Dalam penentuan biaya berdasarkan proses produksi,biaya dikumpulkan dalam proses atau departemen berdasarkan periode. Pada setiap akhir periode,biaya setiap proses dibagi berdasarkan unit yang diproduksi untuk mencari biaya rata-rata per unit. Proses costing digunakan jika tidak mungkin atau tidak memuaskan untuk mengidentifikasikan banyak pekerjaan atau kumpulan produksi. Klasifikasi proses atau departemen dapat dirancang sesuai dengan distribusi biaya atau tujuan pelaporan produksi. Klasifikasi ini mendukung tujuan-tujuan akuntansi biaya proses dan pengendalian produksi dengan order berulang. Biaya baik dalam join maupun proses costing dapat berupa biaya actual atau biaya yang ditetapkan terlebih dahulu (contoh :biaya standar).

Pengendalian intern atas persediaan dan produksi didasarkan pada fungsi-fungsi terpisah dan catatan-catatan dasar dan dokumentasi,seperti order produksi,formulir-formulir permohonan bahan, dan kartu jam kerja.

Sistem akuntansi biaya meliputi baik pengendalian produksi maupun persediaan ;keduanya sangat berkaitan dengan masukan order,penagihan,penggajian,pengiriman,dan prosedur-prosedur pembelian.

Berkas dan Laporan.

Pengendalian produksi mencakup perencanaan produk mana yang akan diproduksi dan penjadwalan produksi untuk mencapai pemanfaatan sumberdaya secara optimal. Kebutuhan dasar produksi disajikan dalam daftar bahan dan daftar kegiatan utama. Spesifikasi bahan untuk produksi secara rinci dicatat dalam daftar bahan. Daftar bahan mencakup bahan yang dibutuhkan dan di deskripsi mengenai order. Daftar bahan dapat digunakan sebagai referensi untuk penggantian bahan,dan sebagai dasar menentukan bahan pendukung.

Menentukan produk mana yang akan diproduksi membutuhkan keterpaduan antara permintaan produk,permohonan produk,dan sumberdaya produksi yang tersedia di perusahaan. Sumberdaya tersedia untuk produksi dikomunikasikan ke fungsi pengendalian produksi melalui laporan posisi persediaan dan laporan ketersediaan barang. Laporan posisi bahan baku merinci sumber daya bahan dalam persediaan yang tersedia untuk di produksi.

Aliran-Aliran Transaksi

Order produksi digunakan sebagai otorisasi departemen produksi untuk membuat produk tertentu. Permintaan bahan diterbitkan untuk setiap order produksi untuk mengotorisasi departemen persediaan untuk mengeluarkan bahan ke departemen produksi.

Kegiatan tenaga kerja dicatat dalam kartu jam kerja. Kartu ini di posting ke order produksi dan dikirimakan ke departemen akuntansi biaya. Rekonsiliasi periodikkartu jam kerja dengan laporan tenaga kerja produksi merupakan fungsi pengendalianintern penting.

Laporan Posisi Produksi

Secara periodic dikirim dari departemen produksi ke fungsi pengendalian produksi. Laporan posisi produksi merinci pekerjaan selesai per order produksi sesuai dengan proses produksi. Ini digunakan untuk monitor posisi produksi yang belum selesai dan untuk merivisi skedul produksi per departemen sesuai kebutuhan.

           

Akuntansi Biaya.

Departemen akuntansi biaya bertanggungjawab  membuat catatan biaya barang dalam proses. Catatan-catatan baru ditambahkan ke dalam file ini setelah  menerima order produksi baru,dikeluarkan oleh pengendalian produksi.

D.    AKTIVITAS SIKLUS PRODUKSI

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

1.      Perancangan Produk

Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

Aktivitas perancangan produk menciptakan dua dokumen utama :

o   Daftar bahan baku

o   Daftar operasi

2.      Perencanaan dan Penjadwalan

Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan. Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Dua metode dari perencanaan produksi:

a)      Perencanaan sumber daya produksi (MRP-II)

MRP-II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan.

b)       Sistem produksi Just-in-time (JIT)

Produksi  JIT adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan system produksi dimana barang-barang hanya di produksi hanya sesuai kebutuhan operasi mendatang. Tujuan produksi JIT adalah meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi.

3.      Operasi Produksi

Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi aktual dari produk.Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan.

Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh komputer, untuk mengurangi biaya produksi.

Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :

·       Bahan baku yang digunakan

·       Jam tenaga kerja yang digunakan

·       Operasi mesin yang dilakukan

·       Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi

4.       Akuntansi biaya

Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya. Tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu adalah :

·      Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi.

·      Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.

·      Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan  untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

Dua jenis sistem akuntansi biaya yaitu :

·       Harga pokok pesanan

Perhitungan biaya pesanan membebankan biaya ke batch produksi tertentu, atau pekerjaan tertentu. Pilihan perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metode yang digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data.

·       Harga pokok proses

Perhitungan biaya proses membebankan biaya ke setiap proses, dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi.

Sebagian besar bahan baku diberi kode garis.Staf administrasi bagian persediaan menggunakan terminal on-line untuk memasukkan data penggunaan bagi barang yang tidak diberi kode garis.

Kartu waktu kerja adalah sebuah dokumen kertas yang digunakan untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas pekerja.Dokumen ini mencatat jumlah waktu yang digunakan seorang pekerja untuk setiap tugas pekerjaan tertentu.Para pekerja memasukkan data ini dengan menggunakan terminal online di setiap bengkel kerja pabrik.

Mesin dan Peralatan

Ketika perusahaan mengimplementasikan CIM untuk mengotomatisasi proses produksi, proporsi yang lebih besar dari biaya produksi berhubungan dengan mesin dan peralatan yang digunakan untuk membuat produk tersebut.

Overhead Pabrik

Semua biaya produksi yang tidak secara ekonomis layak untuk ditelusuri secara langsung ke pekerjaan atau proses tertentu.

Akuntansi untuk Aktiva Tetap

SIA juga dapat mengumpulkan informasi mengenai gedung, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam siklus produksi.Aktiva tetap harus diberi kode garis untuk memungkinkan pembaruan yang cepat dan periodik atas database aktiva tetap.

Informasi minimum yang seharusnya dijaga mengenai aktiva tetap adalah sebagai berikut :

o   Nomor seri

o   Lokasi

o   Biaya

o   Tanggal perolehan

o   Nama dan alamat pemasok

o   Umur yg diharapkan

o   Nilai sisa yang diharapkan

o   Metode penyusutan

o   Beban penyusutan ke tanggal

o   Perbaikan

o   Kinerja  service pemeliharaan

o   Nomor identifikasi

         

E.     TUJUAN SIKLUS PRODUKSI

Fungsi dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi :

1.      Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.

2.      Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.

3.      Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.

4.      Semua transaksi siklus produksi dicatat dengan akurat.

5.      Catatan yang akurat dipalihara dan dilindungi dari kehilangan.

6.      Aktivitas siklus produksi dilakukan secara efisien dan efektif.

F.     ANCAMAN SIKLUS PRODUKSI

Ancaman-ancaman yang timbul dalam proses produksi adalah :

1.      Transaksi yang tidak diotorisasi

2.      Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap

3.      Kesalahan pencatatan dan posting

4.      Kehilangan data

5.      Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas

G.    KEBUTUHAN INFORMASI DAN PROSEDUR

Fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memberikan informasi yang berguna untuk mengambilan keputusan.Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan eksternal. Kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk memenuhi permintaan pelaporan keuangan.

Kritik utama dari sistem akuntansi biaya tradisional adalah :

1.    Alokasi biaya overhead tidak tepat

Pemecahan dalam hal ini yaitu dengan menggunakan perhitungan biaya berdasarkan aktivitas (ABC).ABC mencoba untuk menelusuri biaya ke berbagai aktivitas yang menimbulkannya, dan secara berurutan hanya mengalokasikan biaya-biaya tersebut ke produk atau departemen.Dasar yang digunakan untuk mengalokasikan biaya overhead pabrik adalah penggerak biaya. Penggerak biaya adalah apapun yang memiliki hubungan sebab akibat dengan biaya.

Manfaat dari sistem ABC yakni :

o   Keputusan yang lebih baik

Data biaya yang lebih akurat menghasilkan bauran produk serta keputusan penetapan harga yang lebih baik.

o   Peningkatan pengelolaan biaya

Data biaya yang lebih terinci  dapat meningkatkan kemampuan manajemen untuk mengendalikan serta mengelola total biaya.

H.    MODEL DATA SIKLUS PRODUKSI

Guna memaksimalkan kegunaan manajemen biaya dan pengambilan keputusan, data siklus produksi harus dikumpulkan dari tingkat agregasi terendah. Entitas barang dalam proses digunakan untuk mengumpulkan dan merangkum data mengenai bahan baku, tenaga kerja, dan operasi mesin yang digunakan untuk memproduksi barang.